Пошук будь-якого документу в е-Архіві займає буквально хвилину: усі необхідні дані для якісного обслуговування клієнтів і ефективної роботи з партнерами завжди під рукою. Через е-Архів можна оперативно отримувати узгодження всередині компанії і одразу ж пересилати електронні документи контрагентам.
Електронний архів документів звільняє дорогий офісний простір від паперів та позбавляє від необхідності управляти паперовими архівами. Робочий час співробітників використовується ефективно, пошук будь-яких документів займає хвилини. Доступ до єдиного архіву документів компанії з будь-якої філії та представництва скорочує операційні витрати. Швидке управління документами допомагає виключити виплату пені контрагентам і навіть отримати від них спеціальні умови.
Інтерфейс е-Архіву простий та інтуїтивно зрозумілий, Ви та Ваші співробітники можете приступити до роботи в е-Архіві одразу — без спеціальної підготовки або навчання. Будь-які документи Ви можете знайти за хвилину і прямо через е-Архів працювати з ними: редагувати їх, супроводжувати коментарями, завантажувати на свій комп'ютер, пересилати і роздруковувати, візувати і штампувати електронною печаткою.
Усі дані е-Архіву зберігаються на захищених серверах ОСГ та завжди мають резервну копію. Усі співробітники Вашої компанії отримують авторизований доступ до е-Архіву, з різними рівнями повноважень — для перегляду, редагування, роздруку, пересилання і візування документів. Рівень доступу співробітників Ви визначаєте самостійно, а з урахуванням свого досвіду ми Вам можемо в цьому допомогти.
З е-Архівом усі документи компанії знаходяться в одному місці. Легко контролювати їх наявність, рух і історію роботи з ними. е-Архів дозволяє навіть відстежити, які співробітники та в який час переглядали або редагували певний документ. Це виводить операційний контроль роботи компанії на новий рівень.
ОСГ сканує Ваші документи та створює електронний архів, в якому Ви зможете знайти документ будь-якої давності легко. Ви вирішуєте де, коли, як і з якого пристрою Ви працюєте з Вашими документами, тому що ми забезпечимо Вам можливість працювати у будь-якому місці, у будь-який час, з будь-якого пристрою, зберігаючи конфіденційність!
е-Архів працює разом з Вами на досягнення цілей Вашого бізнесу. Документи індексуються для швидкого пошуку за необхідними саме Вам параметрами. Доступ до архіву регулюється відповідно до завдань і повноважень Ваших співробітників. Ви визначаєте, хто з Ваших співробітників до яких документів матиме доступ, і встановлюєте рівень доступу: від мінімального — перегляду документу — до повного доступу, що включає завантаження і видалення документів з е-Архіву.
Наші можливості дозволяють створювати е-Архів для будь-якого обсягу документів. Сьогодні ОСГ сканує 2 млн. документів в день, і ми маємо достатні навички і досвід, щоб збільшити це число до будь-яких обсягів. 16 000 співробітників різних компаній вже користуються е-Архівом ОСГ. ОСГ зберігає і обробляє більше 10 млрд документів в 5 країнах світу.
e-Архів — електронний архів документів
Тільки уявіть — усі Ваші паперові документи відскановані і розміщені у безпечній базі даних, доступ до якої надається цілодобово та постійно. Це означає, що Ваші співробітники зможуть знайти, передати і обробити файли одним клацанням миші. Організація електронного архіву допомагає втілити ці мрії в реальність, а завдяки "безпаперовій" формі зберігання у Вашому офісі ще і звільняється багато місця. Зберігання даних не традиційним паперовим способом, а із використанням сучасних досягнень дозволить Вам максимально оптимізувати робочий процес.
Електронний архів документів для величезних архівів
Технічні фахівці ОСГ упакують і перевезуть Ваші документи в наш Центр Управління Даними. Ми використовуємо високошвидкісні потокові сканери для створення цифрових копій будь-яких документів. Дані індексуються і розміщуються у Вашій новій електронній базі даних з оперативним доступом до них. Цей процес займає деякий час і доступний за ціною навіть для величезних архівів.
Простота використання системи електронного архіву
Для роботи з системою електронного архіву Вам не знадобиться нове обладнання, програмне забезпечення або додаткове навчання персоналу. Просто введіть логін та пароль і Ви зможете шукати, завантажувати, редагувати дані на власний розсуд. Ви можете навіть роздрукувати копії або відправити документи колегам. (див. Інтерфейс e-Архіву)
Цілодобовий щоденний доступ до документів з будь-якого місця
Доступ в електронний архів документів здійснюється через Інтернет, тому Ваш персонал отримує повну свободу доступу до загальних файлів з будь-якого офісу. Це також дозволяє співробітникам ефективно працювати вдома або у будь-якому іншому місці.
Безпека системи електронного архіву
Надаючи свої онлайн-сервіси, ОСГ використовує ті ж технології, що й банки, забезпечуючи підвищену безпеку електронного архіву своїх документів. Сертифікат SSL забезпечує зашифровану передачу даних. Крім того, Ваша база даних зберігається на спеціальному сервері, розташованому у Центрі управління, який охороняється. До нас звертаються клієнти практично з усіх галузей економіки, а рівень підтримки, що надається компанією ОСГ, відповідає статусу лідера ринку.
Створення електронного архіву не завадить Вашій роботі. В цілях дотримання законодавства Ви можете залишити деякі оригінали документів після їх сканування. Їх також можна передати на безпечне зберігання в ОСГ. Документи з терміном зберігання, який вже минув, можна знищити, скориставшись послугою конфіденційного знищення ОСГ.
Як працює електронний архів документів
1.
Доступ до е-Архіву
е-Архів налаштовується в залежності від запитів Вашої організації. Ми розуміємо специфіку Вашого бізнесу і знаємо що Вам необхідно для ефективного управління Вашою інформацією. Оцінюємо об'єм і типи Ваших документів і надаємо поради: які параметри варто врахувати при створенні е-Архіву для найлегшого, швидшкого і зручного управління документами. Ви визначаєте поля документів для індексації і подальшого пошуку документів, і рівень доступу Ваших співробітників до документів в е-Архіві.
2.
Сканування документів
Ваші документи ми доставляємо в один з наших центрів сканування. Інвестиції в потужне, професійне обладнання, дозволяють нам обробляти і переводити в електронний вид мільйони документів щодня. Сьогодні ми скануємо 2 млн сторінок в день і можемо збільшити цю кількість до будь-якого потрібного об'єму. Точність так само висока, як швидкість: тільки перевірені дані потрапляють до е-Архіву, і Ви працюєте з документами легко!
3.
Індексування і завантаження в Архів
Після сканування кожен документ індексується, тобто описуються ключові дані документа для його подальшого швидкого пошуку в е-Архіві. Наприклад, дата, адреса офісу, департамент, ПІБ клієнта, номер договору і так далі. Після індексування документ завантажується в е-Архів. Дані документа можуть бути зчитані автоматично системою OCR (оптичного розпізнавання даних). Якщо ж потрібна інформація не може бути розпізнана автоматично, документи вручну індексують співробітники Центру введення даних. Тобто абсолютно будь-які документи можуть стати частиною е-Архіву.
4.
Користування архівом
Як тільки документ був завантажений в е-Архів, Ваші співробітники можуть працювати з ним відповідно до свого рівня доступу: швидко знаходити, переглядати, зберігати на свій комп'ютер, роздруковувати і пересилати. У е-Архіві закладений багатий функціонал редагування: можна виділяти фрагменти, додавати коментарі та мітки.
е-Архів ідеально підходить для швидкого узгодження документів всередині компанії: на електронному документі можна ставити штампи відділів і особистий підпис. При цьому зберігається уся історія роботи з документом і навіть його історія перегляду.
5.
Доповнення і видалення документів
Архів будь-якої організації поповнюється буквально щодня. За потреби Ваші співробітники можуть самі відсканувати документ, проіндексувати його та оперативно додати в е-архів. Співробітники Вашої компанії з відповідним рівнем доступу можуть також видаляти документи з е-Архіву, якщо в них більше немає потреби.
6.
Зберігання, повернення або знищення оригіналів
Після того, як паперові оригінали документів Вашої організації відскановані та завантажені в е-Архів, ми переміщуємо їх відповідно до Ваших вказівок: переносимо на зберігання в наші професійні архівні сховища або повертаємо Вам.
Корисні посилання по послузі e-Архів
Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.
