Україна, 01004, Київ, вул. Шовковична 42-44 +380 (44) 490 12 77

Зберігання документів за межами офісу

Зберігання документів за межами офісу звільняє Вас від оплати оренди офісної площі, зайнятої шафами і полицями з документами. Реєстрація документів в ОСГ при прийнятті на зберігання дозволяє Вам швидко замовити і безпечно отримати оригінал або скан-копію будь-якого потрібного Вам документу. Співробітникам більше не треба витрачати час на пошук документів між колегами і відділами в офісі, і вони можуть працювати над виконанням цільових завдань, які ведуть до успіху і підвищують прибуток організації.
Архівне зберігання документів в ОСГ забезпечує конфіденційність цих документів, що зберігаються, і легкий контроль над документами. Якщо Вам знадобиться документ з архіву, просто замовте його скан-копію і працюйте з даними в той час, як паперовий документ надійно зберігається в професійному архівному сховищі. Якщо Вам потрібний паперовий документ, замовте доставку оригіналу документу до Вас в офіс і поверніть документ на зберігання в архів ОСГ, коли завершите роботу з ним. Усі замовлення легко зробити через i-Архів. Доступ до замовлення документів є тільки у тих співробітників, кого Ви самі призначили та авторизували в професійній системі по управлінню паперовими документами i-Архів.
Професійні архівні сховища документів ОСГ обладнані централізованою системою безпеки та системою клімат-контролю для підтримки оптимальної температури для зберігання паперових документів тривалого терміну зберігання. Документи зберігаються в спеціальних архівних коробах і файлових теках — одиницях зберігання. Усі одиниці зберігання знеособлені, документи однієї компанії зберігаються на різних стелажах архівного сховища. У 2016 році ОСГ зберігає більше 5 000 000 архівних коробів з документами компаній малого, середнього і великого бізнесу з різних галузей.
Терміни зберігання документів організації чітко визначені архівним законодавством України. Упродовж всього обов'язкового терміну зберігання наглядові органи можуть запросити оригінал документу і компанія буде зобов'язана його надати в необхідний термін. У разі ненадання документів організація може бути оштрафована на певну суму. Ми захистимо Вас від штрафів, проведемо експертизу цінності документів, визначимо обов'язкові терміни зберігання для усіх типів документів Вашого архіву та збережемо їх упродовж всього терміну і довше — за Вашим бажанням. Ви працюєте відповідно до вимог закону. Репутація і бюджет компанії під захистом професіоналів.
Ви та Ваші колеги легко управляєте будь-якими обсягами документів, переданими на зберігання в ОСГ за допомогою зрозумілого інтерфейсу i-Архів. Наприклад, Ви можете замовити скан-копію документу або доставку оригіналу документа та отримати його в день заявки або наступного дня.
ОСГ працює у 4 великих містах України та в межах СНД. 6 архівних сховищ документів розташовані по усій Україні — Києві, Харкові, Львові та Одесі. ОСГ також працює з компаніями, які розташовані по всій території країни.
Завдяки професійній організації зберігання документів Ви швидко обробляєте заявки клієнтів, вирішуєте суперечки з партнерами і оперативно погоджуєте договори, рахунки та інші документи. Використайте Ваш час, щоб рухатися вперед з геніальними рішеннями від ОСГ. Сучасний документообіг сприяє прискоренню ухвалення управлінських рішень. Ви здобуваєте особистий успіх, а Ваша компанія — зростає.
Замовити розрахунок вартості

Зберігання документів за межами офісу

Зберігання документів за межами офісу є формою аутсорсинга бізнес-процесів. Архівне зберігання документів за межами офісу включає їх перевезення до спеціалізованого сховища професійної архівної компанії. Це призводить як до істотного скорочення витрат, так і до збільшення ефективності управління інформацією. Ви отримуєте доступ до своїх документів за допомогою електронного доступу з великим набором інструментів.

Аутсорсинг зберігання документів

ОСГ — найбільша та найдосвідченіша компанія в Україні, яка пропонує послуги зберігання документів за межами офісу. При передачі своїх документів на зберігання до ОСГ, Ви можете бути впевнені у надійній системі безпеки, захисті від пожеж і повеней, оптимізованій системі управління документами. Приходьте на екскурсію до сховища зберігання документів ОСГ або дізнайтеся більше про i-Архів — послугу зі зберігання документів за межами офісу. Зробити запит вартості зараз

Як працює зберігання документів

1.

Отримайте доступ до i-Архів
Ви отримуєте доступ до професійної системи з управління паперовою документацією — i-Архів. У i-Архів Ви створюєте замовлення на переміщення Вашого архіву документів в сучасні центри зберігання і обробки документів ОСГ. Інтерфейс i-Архів легко зрозумілий, Вам і Вашим співробітникам легко почати професійне архівне зберігання документів Вашої організації.

2.

Прийом документів в архів
Згідно Вашого замовлення кур'єри ОСГ приїдуть до Вашого офісу щоб прийняти та перемістити документи на архівне зберігання в ОСГ. Штрих-код кожної одиниці зберігання сканується у момент прийому документів, інформація про передачу документу в ОСГ доступна Вам одразу в i-Архів. Архівісти ОСГ складуть опис документів за важливими для Вас параметрами. Опис також буде завантажений в i-Архів і Ви використовуватимете її для ще легшого і зручного управління документами з архіву у будь-якому об'ємі.

3.

Захищене зберігання
Архіви документів ОСГ обладнані централізованою системою безпеки, системою клімат-контролю, що підтримує правильну температуру в Архіві для паперових документів тривалого терміну зберігання. Усі документи розміщуються в спеціальних архівних коробах, які захищають паперові документи від фізичного ушкодження, пилу та вологи під час переміщення документів в Архів. Усі архівні короби однакові, документи однієї організації зберігаються в різних частинах на різних стелажах Архіву.

4.

Швидкий доступ до оригіналів
Через i-Архів замовляйте скан потрібного Вам документу або доставку оригіналу документу в офіс в день замовлення або наступного дня. Кожен носій інформації має унікальний штрих-код, який сканується на кожному етапі переміщення і ми точно знаємо, де знаходиться кожен Ваш документ.

5.

Дотримання термінів зберігання
Терміни зберігання документів точно визначені законом. Керівництво організації зобов'язане забезпечити правильне зберігання документів упродовж всього терміну зберігання. Для Вас ми проведемо експертизу цінності документів архіву організації і визначимо терміни зберігання документів. У описі документів ми вкажемо можливу дату знищення документів, а коли термін зберігання документів закінчиться, Ви замовите через i-Архів конфіденційне знищення документів. Продовжуйте зберігати документи, якщо Ви вважаєте, що вони Вам знадобляться в подальшій роботі.

6.

Будь-які обсяги зберігання
Передавайте документи на архівне зберігання в Архіви ОСГ і управляйте документами професійно за допомогою геніальних рішень ОСГ. Сьогодні ми надійно зберігаємо більше 5 000 000 архівних коробів з документами компаній з усіх галузей. Більше 3000 компаній великого, середнього і малого бізнесу передають нам свої документи на обробку і зберігання, забезпечуючи конфіденційність даних, підвищуючи ефективність роботи співробітників і збільшуючи прибуток організації.
Направити запит зараз

Корисні посилання щодо зберігання документів

Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.

Дізнайтеся більше про компанію

Зверніться до ОСГ вже сьогодні

Втілюйте свої мрії! Зателефонуйте консультанту: +380 (44) 490 12 77

Дякуємо! Ваше повідомлення було успішно надіслано. Ми відповімо вам найближчим часом.
ОСГ Рекордз Менеджмент +380 (44) 490 12 77.