Сканування документів

Різнотипні сканери, у тому числі широкоформатні та планетарні, дозволяють оцифровувавати Ваші документи будь-якого розміру та будь-якого виду: окремі папери, книги, креслення, зшиви, справи і навіть старовинні старі манускрипти.
Сьогодні ОСГ сканує 2 000 000 сторінок в день, і ми здатні збільшити цю кількість, щоб створити Ваш сучасний е-Архів з паперового архіву будь-якого об'єму в короткі терміни.
Сучасне устаткування та спеціально навчений персонал гарантують швидке і точне сканування будь-яких документів Вашої організації.
Наш досвід, масштаби та технології дозволяють запропонувати кращі ціни.
Ми готуємо Ваші документи до сканування: розкріплюємо скоби і знімаємо скріпки, формуємо документи у справи та складаємо їх у певному порядку, щоб Ви одразу бачили усю необхідну інформацію.
Відскановані документи ми зберігаємо у будь-якому обраному Вами форматі, у тому числі .tiff, .pdf і .jpeg, і вони одразу ж стають доступними Вам у е-Архіві.
В процесі сканування ми одразу ж індексуємо документи Вашої компанії, тобто присвоюємо скан-образам ключову інформацію, наприклад: тип документу, дата, адреса офісу та інші дані для зручного та швидкого пошуку електронного документу в е-Архіві.
Кур'єри ОСГ оперативно приймуть документи з будь-якого Вашого офісу, розташованого в Україні та СНД, доставлять в центр сканування документів. Ви можете робити як разові замовлення, так і скласти зручний для Вас графік передачі нових документів на сканування з усіх офісів Вашої організації — по всій території України.

Переваги оцифровування документів

Важливий крок при оптимізації бізнес-процесів компанії — сканування документів. Тільки упорядкувавши архів та створивши зручну систему доступу до документів, можна забезпечити ефективну та успішну роботу організації.

Згідно із статистикою — сканування архівів документів дозволяє скоротити внутрішні трудовитрати персоналу компанії в середньому на 35%. Співробітники перестають займатися непрофільною діяльністю щодо пошуку та зберігання документів та якісніше виконують свої службові обов'язки.

Друга істотна перевага сканування архівів — економія корисних площ офісного простору. Оцифрований документ завжди доступний в електронному виді і таким чином можна звільнити офіс: припинити зберігати паперові оригінали документів. Так само сканування документів дозволяє істотно підвищити рівень конфіденційності при роботі з інформацією. Оцифрований документ, завантажений до електронного архіву, може отримати тільки той співробітник, який має для цього авторизований доступ. При цьому паперовий оригінал документу надійно зберігається в архівному сховищі ОСГ.

Робота із скан-образами документів забезпечує зручний доступ до інформації, дозволяючи таким чином ефективніше організувати роботу з документами. Документ завжди доступний і може бути завантажений для роботи у будь-який момент.

Сканування здійснюється в спеціалізованому центрі сканування документів ОСГ. Перед тим, як відсканувати документ його треба транспортувати до місця сканування. ОСГ має спеціальну кур'єрську службу для доставки документів і забезпечує Вам повний комплекс послуг — від комплектування та переміщення документів — до створення е-Архіву та архівного зберігання документів.

Дотримання конфіденційності інформації

Важливо: вся робота при скануванні архівних документів виконується з дотриманням найвищих критеріїв конфіденційності. Інформація, що надходить для сканування, захищена від сторонніх очей.

Методи захисту конфіденційності
  • Використання професійного устаткування для сканування документації
  • Використання системи відеоспостереження
  • Відповідальне дотримання угоди про конфіденційність інформації.

Досвід роботи показує: сканування документації перетворює архів компанії на цінний актив — в усіх сферах бізнесу. Але є галузі, де сканування і розпізнавання документів найбільш необхідні.

До таких галузей відносяться:
  • Банківська сфера
  • Роздрібна торгівля
  • Страхові компанії
  • Компанії, які надають консалтингові послуги
  • Юридичні компанії.

Відповідальний та системний підхід є необхідним при сканування архівних документів у великому об'ємі. Чим більше документів треба перекласти в цифровий формат — тим складніше підготовка документів до сканування. З комплексом геніальних рішень ОСГ сканування будь-якого об'єму архівних документів виконується швидко та якісно.

Для того, щоб сканування та розпізнавання документів було виконане максимально ефективно, фахівці ОСГ підготують документи до сканування.

На цьому етапі сканування документів виконуються два основні завдання:
  • Технічна обробка документів
  • Систематизація документів.

Етап технічної обробки документів

Включає комплекс дій для фізичної підготовки паперових носіїв для створення сканів документів. Залежно від:

  • виду і стану документів, що поступають на сканування
  • завдань, які поставлені перед скануванням

проводиться технічна обробка документів. Цей етап дуже важливий для того, щоб надалі процес сканування був максимально автоматизований.

На цьому ж етапі оцифрування документів з них вилучаються усі металеві елементи, здатні завадити процедурі сканування.

Етап систематизації інформації

На цій стадії робіт проводиться смисловий аналіз архівів документів при скануванні. Залежно від того, які саме послуги сканування замовлені — фахівці виконають комплексну роботу по сортуванню і систематизації даних.

Може бути проведена робота за визначенням документів, що підлягають скануванню. Якщо з усього архіву — треба сканування тільки певних типів документів — співробітники ОСГ виконають це сортування. Таким чином, відсканована буде тільки та інформація, яку дійсно треба переводити в електронний вигляд.

Так само на цьому етапі сканування архівних документів проводиться сортування документів з обліком:

  • хронологічного порядку
  • типу документації
  • стану і зовнішнього вигляду.

Етап систематизації дуже важливий при підготовці документів до подальшого індексування. Зручність доступу до відсканованих документів залежить від того, наскільки ретельно були виконані роботи на етапі систематизації даних.

Можливості сучасної техніки дозволяють виконувати сканування документів онлайн. Але якщо говорити саме про сканування цілих архівів великих компаній — то, звичайно ж, таке сканування повинне виконуватися спеціалізованою аутсорсинговой компанією — ОСГ Рекордз Менеджмент. Такий метод дозволяє оптимізувати сканування документів і при кваліфікованому виконанні перетворює паперові документи на інтелектуальний електронний архів.

Як ми скануємо документи

1.

Визначте цілі сканування
Повідомте нас, для яких цілей Ви плануєте використати е-Архів — електронний архів документів, і ми надамо Вам рекомендації, як краще сканувати документи Вашої компанії: окремо або сформованими в пакети, та які документи варто об'єднувати в справи для зручності подальшої роботи.

2.

Вирішіть, з якими документами Ви хочете працювати та передайте їх в ОСГ на сканування. Ми переведемо в цифровий вид увесь вже сформований архів організації, а також нові документи, що періодично надходять. Просто вкажіть графік доставки документів з будь-яких Ваших офісів в центри сканування ОСГ. Ми доставимо документи швидко за допомогою власної кур'єрської служби.

3.

Сканування документів з Архіву
Якщо Ви зберігаєте паперові архіви в центрах зберігання документів ОСГ, замовте послугу сканування документів через i-Архів. Вкажіть номери шрихкодів коробів і ми перемістимо їх із Сховища в Центр сканування. Через деякий час Ви зможете почати працювати з документами у Вашому е-Архіві.

4.

Індексування
Щоб Ви могли швидше скористатися усіма перевагами е-Архіву, ми індексуємо ідентифікаційні поля відсканованих документів, застосовуючи автоматичні системи розпізнавання даних. Застосування OCR дозволяє нам швидко рахувати інформацію з відсканованого документу і розшифрувати її, щоб Ви ще швидше почали користуватися перевагами е-Архіву.

5.

Доступ до відсканованих документів
Після сканування та індексування ми завантажуємо Ваші документи в е-Архів, і Ви одразу ж можете переглядати їх, редагувати, роздруковувати, пересилати колегам і використовувати увесь інший функціонал е-Архіву.

6.

Передача оригіналів документів в Архів
Після сканування, паперові оригінали документів ми переміщуємо в архіви ОСГ для зберігання документів в професійних архівних сховищах. У Архівах створені оптимальні умови для надійного та конфіденційного зберігання будь-яких носіїв інформації.

Направити запит зараз

Корисні посилання щодо сканування документів

Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.

Дізнайтеся більше про компанію

Зверніться до ОСГ вже сьогодні

Втілюйте свої мрії! Зателефонуйте консультанту: +380 (44) 490 12 77

Дякуємо! Ваше повідомлення було успішно надіслано. Ми відповімо вам найближчим часом.
ОСГ Рекордз Менеджмент +380 (44) 490 12 77.