Україна, 01004, Київ, вул. Шовковична 42-44 +380 (44) 490 12 77

e-Архів: електронний архів документів

Пошук будь-якого документу в е-Архіві займає буквально хвилину: усі необхідні дані для якісного обслуговування клієнтів і ефективної роботи з партнерами завжди під рукою. Через е-Архів можна оперативно отримувати узгодження всередині компанії і одразу ж пересилати електронні документи контрагентам.
Електронний архів документів звільняє дорогий офісний простір від паперів та позбавляє від необхідності управляти паперовими архівами. Робочий час співробітників використовується ефективно, пошук будь-яких документів займає хвилини. Доступ до єдиного архіву документів компанії з будь-якої філії та представництва скорочує операційні витрати. Швидке управління документами допомагає виключити виплату пені контрагентам і навіть отримати від них спеціальні умови.
Інтерфейс е-Архіву простий та інтуїтивно зрозумілий, Ви та Ваші співробітники можете приступити до роботи в е-Архіві одразу — без спеціальної підготовки або навчання. Будь-які документи Ви можете знайти за хвилину і прямо через е-Архів працювати з ними: редагувати їх, супроводжувати коментарями, завантажувати на свій комп'ютер, пересилати і роздруковувати, візувати і штампувати електронною печаткою.
Усі дані е-Архіву зберігаються на захищених серверах ОСГ та завжди мають резервну копію. Усі співробітники Вашої компанії отримують авторизований доступ до е-Архіву, з різними рівнями повноважень — для перегляду, редагування, роздруку, пересилання і візування документів. Рівень доступу співробітників Ви визначаєте самостійно, а з урахуванням свого досвіду ми Вам можемо в цьому допомогти.
З е-Архівом усі документи компанії знаходяться в одному місці. Легко контролювати їх наявність, рух і історію роботи з ними. е-Архів дозволяє навіть відстежити, які співробітники та в який час переглядали або редагували певний документ. Це виводить операційний контроль роботи компанії на новий рівень.
ОСГ сканує Ваші документи та створює електронний архів, в якому Ви зможете знайти документ будь-якої давності легко. Ви вирішуєте де, коли, як і з якого пристрою Ви працюєте з Вашими документами, тому що ми забезпечимо Вам можливість працювати у будь-якому місці, у будь-який час, з будь-якого пристрою, зберігаючи конфіденційність!
е-Архів працює разом з Вами на досягнення цілей Вашого бізнесу. Документи індексуються для швидкого пошуку за необхідними саме Вам параметрами. Доступ до архіву регулюється відповідно до завдань і повноважень Ваших співробітників. Ви визначаєте, хто з Ваших співробітників до яких документів матиме доступ, і встановлюєте рівень доступу: від мінімального — перегляду документу — до повного доступу, що включає завантаження і видалення документів з е-Архіву.
Наші можливості дозволяють створювати е-Архів для будь-якого обсягу документів. Сьогодні ОСГ сканує 2 млн. документів в день, і ми маємо достатні навички і досвід, щоб збільшити це число до будь-яких обсягів. 16 000 співробітників різних компаній вже користуються е-Архівом ОСГ. ОСГ зберігає і обробляє більше 10 млрд документів в 5 країнах світу.

e-Архів — електронний архів документів

Тільки уявіть — усі Ваші паперові документи відскановані і розміщені у безпечній базі даних, доступ до якої надається цілодобово та постійно. Це означає, що Ваші співробітники зможуть знайти, передати і обробити файли одним клацанням миші. Організація електронного архіву допомагає втілити ці мрії в реальність, а завдяки "безпаперовій" формі зберігання у Вашому офісі ще і звільняється багато місця. Зберігання даних не традиційним паперовим способом, а із використанням сучасних досягнень дозволить Вам максимально оптимізувати робочий процес.

Електронний архів документів для величезних архівів

Технічні фахівці ОСГ упакують і перевезуть Ваші документи в наш Центр Управління Даними. Ми використовуємо високошвидкісні потокові сканери для створення цифрових копій будь-яких документів. Дані індексуються і розміщуються у Вашій новій електронній базі даних з оперативним доступом до них. Цей процес займає деякий час і доступний за ціною навіть для величезних архівів.

Простота використання системи електронного архіву

Для роботи з системою електронного архіву Вам не знадобиться нове обладнання, програмне забезпечення або додаткове навчання персоналу. Просто введіть логін та пароль і Ви зможете шукати, завантажувати, редагувати дані на власний розсуд. Ви можете навіть роздрукувати копії або відправити документи колегам. (див. Інтерфейс e-Архіву)

Цілодобовий щоденний доступ до документів з будь-якого місця

Доступ в електронний архів документів здійснюється через Інтернет, тому Ваш персонал отримує повну свободу доступу до загальних файлів з будь-якого офісу. Це також дозволяє співробітникам ефективно працювати вдома або у будь-якому іншому місці.

Безпека системи електронного архіву

Надаючи свої онлайн-сервіси, ОСГ використовує ті ж технології, що й банки, забезпечуючи підвищену безпеку електронного архіву своїх документів. Сертифікат SSL забезпечує зашифровану передачу даних. Крім того, Ваша база даних зберігається на спеціальному сервері, розташованому у Центрі управління, який охороняється. До нас звертаються клієнти практично з усіх галузей економіки, а рівень підтримки, що надається компанією ОСГ, відповідає статусу лідера ринку.

Створення електронного архіву не завадить Вашій роботі. В цілях дотримання законодавства Ви можете залишити деякі оригінали документів після їх сканування. Їх також можна передати на безпечне зберігання в ОСГ. Документи з терміном зберігання, який вже минув, можна знищити, скориставшись послугою конфіденційного знищення ОСГ.

Як працює електронний архів документів

1.
Доступ до е-Архіву
е-Архів налаштовується в залежності від запитів Вашої організації. Ми розуміємо специфіку Вашого бізнесу і знаємо що Вам необхідно для ефективного управління Вашою інформацією. Оцінюємо об'єм і типи Ваших документів і надаємо поради: які параметри варто врахувати при створенні е-Архіву для найлегшого, швидшкого і зручного управління документами. Ви визначаєте поля документів для індексації і подальшого пошуку документів, і рівень доступу Ваших співробітників до документів в е-Архіві.
Дізнайтеся більше: Інтерфейс e-Архіву
2.
Сканування документів
Ваші документи ми доставляємо в один з наших центрів сканування. Інвестиції в потужне, професійне обладнання, дозволяють нам обробляти і переводити в електронний вид мільйони документів щодня. Сьогодні ми скануємо 2 млн сторінок в день і можемо збільшити цю кількість до будь-якого потрібного об'єму. Точність так само висока, як швидкість: тільки перевірені дані потрапляють до е-Архіву, і Ви працюєте з документами легко!
Дізнайтеся більше: Процес сканування
3.
Індексування і завантаження в Архів
Після сканування кожен документ індексується, тобто описуються ключові дані документа для його подальшого швидкого пошуку в е-Архіві. Наприклад, дата, адреса офісу, департамент, ПІБ клієнта, номер договору і так далі. Після індексування документ завантажується в е-Архів. Дані документа можуть бути зчитані автоматично системою OCR (оптичного розпізнавання даних). Якщо ж потрібна інформація не може бути розпізнана автоматично, документи вручну індексують співробітники Центру введення даних. Тобто абсолютно будь-які документи можуть стати частиною е-Архіву.
Дізнайтеся більше: Індексування документів
4.
Користування архівом
Як тільки документ був завантажений в е-Архів, Ваші співробітники можуть працювати з ним відповідно до свого рівня доступу: швидко знаходити, переглядати, зберігати на свій комп'ютер, роздруковувати і пересилати. У е-Архіві закладений багатий функціонал редагування: можна виділяти фрагменти, додавати коментарі та мітки.
е-Архів ідеально підходить для швидкого узгодження документів всередині компанії: на електронному документі можна ставити штампи відділів і особистий підпис. При цьому зберігається уся історія роботи з документом і навіть його історія перегляду.
Дізнайтеся більше: Інтерфейс e-Архіву
5.
Доповнення і видалення документів
Архів будь-якої організації поповнюється буквально щодня. За потреби Ваші співробітники можуть самі відсканувати документ, проіндексувати його та оперативно додати в е-архів. Співробітники Вашої компанії з відповідним рівнем доступу можуть також видаляти документи з е-Архіву, якщо в них більше немає потреби.
6.
Зберігання, повернення або знищення оригіналів
Після того, як паперові оригінали документів Вашої організації відскановані та завантажені в е-Архів, ми переміщуємо їх відповідно до Ваших вказівок: переносимо на зберігання в наші професійні архівні сховища або повертаємо Вам.
Дізнайтеся більше: Зателефонуйте експерту ОСГ

Направити запит зараз

Корисні посилання по послузі e-Архів

Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.

Дізнайтеся більше про компанію

Зверніться до ОСГ вже сьогодні

Втілюйте свої мрії! Зателефонуйте консультанту: +380 (44) 490 12 77

Дякуємо! Ваше повідомлення було успішно надіслано. Ми відповімо вам найближчим часом.
ОСГ Рекордз Менеджмент +380 (44) 490 12 77.