Архівне зберігання бухгалтерських документів

Бухгалтерські документи займають велику частину Вашого архіву. Звільніть свій офісний простір, замовивши архівне зберігання бухгалтерських та інших типів документів за межами офісу, звернувшись до ОСГ.
Документи зберігаються відповідно до встановлених законом термінів та умов зберігання. Керівники та компанія захищені від адміністративного покарання, штрафів та кримінальної відповідальності.
Замовте доставку потрібних бухгалтерських документів з Архіву прямо до Вас в офіс або отримайте його скан-копію через електронний архів — е-Архів.
Документи захищені від втрати та фізичних ушкоджень, конфіденційність інформації дотримана.

Великою частиною потоку паперової документації є бухгалтерські документи. Вони складають орієнтовно 80% від загальної маси документів. Існують певні обмеження у термінах зберігання бухгалтерської документації — документи постійного та тимчасового зберігання.
Зберігати бухгалтерську документацію — первинний обов'язок юридичних осіб (ТОВ, ВАТ, ПП). Ключовим моментом в цьому випадку є дотримання законодавства України відповідно до необхідних умов безпеки щодо зберігання документів бухгалтерського обліку.

Законодавчі вимоги до зберігання бухгалтерських документів

Головною складовою у нормативно-правовій базі експертизи цінності документації є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII. Відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підпункту 2 пункту 3 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.07.2014 № 228 (із змінами), на виконання наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, було затверджено «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».
Правилами встановлено єдиний для всіх установ порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.
Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 N 996-XIV (із змінами): «У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами» { Частина шоста статті 9 із змінами, внесеними згідно із Законом N 1724-VIII (1724-19) від 03.11.2016 }.
Бухгалтерська звітність складається, зберігається і надається користувачам бухгалтерської звітності у встановленій формі на паперових носіях.
В Законі N 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» прописані обов'язки бухгалтерських служб на чолі з керівником з організації бухгалтерського обліку та зберігання бухгалтерської документації:

  • Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
  • Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

При наявності технічних можливостей і за згодою користувачів бухгалтерської звітності «Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі…» { Абзац перший частини другої статті 9 із змінами, внесеними згідно із Законом №1724-VIII (1724-19) від 03.11.2016}. «Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг» { Частину другу статті 9 доповнено абзацом восьмим згідно із Законом N 1724-VIII (1724-19) від 03.11.2016 }.
Порядок зберігання документації юридичних та фізичних осіб-підприємців врахований також у:

Податковий кодекс України також має норми, які регулюють питання зберігання і втрати документів. У ньому вказується, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

«Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених статтею 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, - тягнуть за собою накладення штрафу…» (стаття 121.1).
Відповідальність за неналежне забезпечення зберігання та відновлення втраченої документації підприємства передбачена, крім податкових фінансових санкцій, також у вигляді адміністративної та кримінальної.
Для того, щоб правильно організувати архівне зберігання документів, Вам потрібні професіонали для обліку, опрацювання та організації зберігання документації. Знайти таких фахівців досить складно, прогресивне законодавство змушує Вас постійно додатково навчати співробітників, оплачуючи їм курси і виділяючи відпустки на навчання. Звичайно ж, найняті співробітники рано чи пізно залишають компанію і весь процес потрібно почати знову.
Будьте спокійні — ОСГ звільнить Вас від трудомісткого процесу пошуку, найму, навчання і контролю персоналу. Передаючи документи в ОСГ, Ви отримуєте турботу про Ваші документи від команди професійних архівістів. Співробітники департаменту ДЗУ ОСГ відомі на ринку, як кращі професіонали архівної справи. Вже зараз Ви отримаєте професійні послуги ОСГ з опрацювання та зберігання своїх документів. Для Вас ми організуємо архівне зберігання бухгалтерських, кадрових, фінансових, адміністративних, проектних та будь-яких інших документів вашої організації.

Як здійснюється архівне зберігання бухгалтерських документів

1.

Доступ до i-Архіву
Одразу після укладення договору Вам надається доступ в i-Архів — інтелектуальну систему управління Вашими бухгалтерськими документами. Через i-Архів Ви оформлюєте передачу документів на зберігання, замовляєте скан-копії документів або доставку оригіналів документів в офіс.

2.

Забезпечення зберігання
Ваші бухгалтерські документи зберігаються в професійних архівних сховищах ОСГ серед десятків тисяч інших документів. Документи розміщені в спеціальних архівних коробах, які абсолютно ідентичні та знеособлені. Архівні короби ОСГ виготовлені з міцного гофрокартону, витримують великі навантаження і вміщують до 2500 документів.

3.

Переміщення документів в Архів
У момент прийому документів наші кур'єри наклеюють унікальний штрих-код на кожен короб. Штрих-коди скануються на кожному етапі переміщення документів при прийомі документів на зберігання або обробку. Так само штрих-коди скануються на кожному кроці, коли Ви замовляєте доставку оригіналів в офіс. Таким чином, в кожен момент часу ми точно знаємо, де знаходяться Ваші документи.

4.

Розміщення на стелажах
При надходженні документів до архівного сховища, знеособлені штрих-кодовані короби ми розміщуємо на архівних стелажах. Короби розташовані на різних стелажах архіву, без розподілення по клієнтам. Кожен короб знаходиться на певному місці. Завдяки професійній системі реєстрації документів, ми завжди знаємо, де знаходиться замовлений Вами на доставку або архівну обробку документ.

5.

Отримання потрібних документів
Через i-Архів Ви у будь-який момент можете замовити скан-копію потрібного Вам документа або доставку оригіналу в офіс в день замовлення або на наступний робочий день. Згідно Вашого замовлення кваліфіковані архівісти та фахівці ОСГ проведуть архівну обробку документів, експертизу цінності, складуть архівний опис, переведуть Ваші документи в електронний вид.

6.

Конфіденційне знищення
Ми допоможемо Вам визначити терміни зберігання бухгалтерських документів, на момент закінчення цього терміну їх можна буде знищити. Після закінчення терміну зберігання документи за Вашим бажанням будуть відправлені прямо на конфіденційне знищення. Ваші дані захищені упродовж усього життєвого циклу документу.

Зробити запит зараз

Корисні посилання щодо архівного зберігання бухгалтерських документів

Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.

Дізнайтеся більше про компанію

Зверніться до ОСГ вже сьогодні

Втілюйте свої мрії! Зателефонуйте консультанту: +380 (44) 490 12 77

Дякуємо! Ваше повідомлення було успішно надіслано. Ми відповімо вам найближчим часом.
ОСГ Рекордз Менеджмент +380 (44) 490 12 77.