Архівне зберігання документів

Документи зберігаються у професійному архіві а Ви впевнені в їх безпеці та конфіденційності, тому що доступ до документів, право на замовлення доставки, сканування, обробки, копіювання документів мають тільки ті співробітники, кого Ви самі призначили та авторизували у професійній системі з управління паперовими документами i-Архів.
Зберігання документів за межами офісу скорочує Ваші витрати на дорогий офісний простір. Реєстрація документів в ОСГ при прийнятті на зберігання дозволяє Вам швидко замовити та безпечно отримати оригінал або скан-копії будь-якого потрібного Вам документу. Час на пошук документів скорочується в рази. Співробітники використовують свій робочий час на виконання цільових завдань, які ведуть до успіху і підвищують прибуток організації.
Кожен документ має встановлений законодавством термін зберігання, впродовж якого фіскальні та інші наглядові органи можуть запросити певний документ і Ви будете зобов'язані його надати. У разі ненадання документів в строк організація ризикує бути оштрафованою за кожен такий випадок. Професійна система з управління документами виключає вірогідність організації бути оштрафованою, гарантує Вам збереження документів упродовж усього терміну зберігання та дозволяє швидко отримати оригінал будь-якого документу з архіву.
Документи зберігаються у професійних архівних сховищах, обладнаних системами протипожежної безпеки та клімат-контролю. Більшість сховищ відповідають стандартам класу А і А+. Кожне сховище — стратегічний об'єкт, централізована система безпеки і технічне забезпечення яких гарантує фізичне збереження документів. Забезпечений юридичий захист керівників компанії та співробітників фінансової служби: усі потрібні законом документи у безпеці та доступні протягом доби.
Усі необхідні за законом документи доступні на першу вимогу контролюючих організацій. Дані зберігаються відповідно до встановлених законом термінів зберігання. Керівники компанії захищені від ризиків несення кримінальної і адміністративної відповідальністі, що встановлюється за порушення обробки і збереження документів.
Управляйте Вашими документами за допомогою інтелектуальної системи з управління документацією - i-Архів. Інтерфейс i-Архіву простий і інтуїтивно зрозумілий, Ви та Ваші співробітники можете почати роботу в i-Архів одразу — без спеціальної підготовки або навчання. Наприклад, Ви можете замовити скан-образ документу, оригінал документу і отримати його в день заявки або наступного дня.
Швидкий і точний пошук будь-якого документа дозволяє оперативно працювати з будь-якими запитами клієнтів. Скорочення витрат на зберігання документів і організацію ефективного документообігу надає Вам можливість надати кращі рішення і краще обслуговування Вашим клієнтам. Сучасний документообіг сприяє прискоренню ухвалення управлінських рішень. Ви набуваєте особистого успіху, а Ваша компанія — зростає.

Архівне зберігання документів

Різні нормативні акти та корпоративні процедури пропонують обов'язкове довготривале зберігання великої кількості паперових документів в архіві, наприклад, договорів, особистих справ, фінансових паперів. Найбільш поширені завдання по зберіганню документів в організації — зберігання документів бухгалтерського обліку та зберігання кадрових документів.

Правила зберігання бухгалтерських документів, документів податкового обліку, у тому числі терміни зберігання бухгалтерських документів (накладних, рахунків-фактур, актів, касових документів та документів суворої звітності) регулюються законами України.

Крім того, у певний момент кількість документів, що зберігаються, перетворюється на відчутну проблему для багатьох державних і комерційних компаній, підприємств і організацій. Довгострокове зберігання документів безпосередньо в офісі компанії має тенденцію стримувати швидкість руху документів і ефективність її роботи в цілому, не кажучи вже про збільшення витрат на обслуговування архіву.

До недавнього часу більшості компаній і організацій в такій ситуації доводилося виділяти площі під архів у дорогому офісному просторі, доводилося також самостійно піклуватися про збереження архіву, навчання персоналу, підготовку документів до архівного зберігання, систематизацію і зберігання документів. Недосконалі умови зберігання документів, застарілі технології та постійна зміна кадрів уповільнювали пошук документів і ставали частою причиною їх втрати. ОСГ пропонує компаніям сучасне альтернативне рішення, яке дозволяє зменшити витрати і підвищити ефективність — це організація архівного зберігання документів.

Послуги зі зберігання документів, тобто організація депозитарного зберігання документів в спеціалізованому архівному комплексі при постійному контролі термінів та інших умов зберігання кожного з численних видів документів — сучасне рішення проблеми дорогого обслуговування власного архіву для великих компаній та компаній з великим документообігом в паперовій формі.

Зберігання документів в архіві

Незважаючи на можливу складність, підготовка документів до архівного зберігання і передача документів до архіву відбуваються відносно швидко. ОСГ упакує Ваші документи в спеціально призначені для зберігання документів короби, транспортує їх та розмістить у своїх архівних сховищах — професійно обладнаних приміщеннях для зберігання документів.

Окрім надійності та конфіденційності зберігання документів за межами офісу має масу корисних властивостей. Ви можете у будь-який момент замовити скан-копію документу, якщо сканування документів не було зроблено раніше відповідно до послуги e-Архів, замовити доставку оригіналів документів, а після закінчення зазначених законодавством термінів архівного зберігання документів — конфіденційне знищення документів.

i-Архів від ОСГ піднімає процес зберігання документів та управління ними на якісно новий рівень, передаючи турботу про організацію архівного зберігання документів усього Вашого архіву в руки фахівців ОСГ. Інформація про кожен документ розміщується у Вашій новій онлайн базі даних. Ви можете замовити сканування будь-якого документу і отримати його через мережу або замовити доставку оригіналу кур'єром ОСГ. Наші фахівці проконсультують Вас з питань архівного зберігання документів і справ, організації зберігання архівних документів на Вашому підприємстві або в організації.

e-Архів передбачає не лише конфіденційне зберігання документів в архіві, але і сканування (оцифрування) документів усього Вашого паперового архіву. В результаті Ви отримуєте повністю електронний архів в той час, як паперові документи надійно зберігаються в професійних архівних сховищах ОСГ. Уявіть собі сучасний офіс без зайвих паперів. Більше того, у Вас з'являється цілодобовий доступ до усіх файлів відсканованих документів, де б Ви не знаходилися. Зберігання документів в електронній формі збагачує Ваш інструментарій незамінною функцією швидкого пошуку за ключовими словами і атрибутами документів.

Підготовка документів до архівного зберігання

Підготовка та передача документів на архівне зберігання виконується кваліфікованими фахівцями, які чітко розуміють усю важливість та серйозність поставленного завдання.

Архівне зберігання документів за межами офісу дає безліч переваг, починаючи з елементарної економії офісного простору і закінчуючи збереженням значних фінансових ресурсів, що витрачаються на самостійне ведення архіву.

Як організоване архівне зберігання документів в ОСГ

1.

Доступ до i-Архіву
Одразу після укладення договору Вам надається доступ до i-Архіву — інтелектуальна система управління Вашими документами. Відповідальні співробітники Вашої компанії отримують доступ, що персоналізується, до цієї системи. Через i-Архів Ви оформлюєте передачу документів на зберігання, замовляєте скан-копії документів або доставку оригіналів документів в офіс. За допомогою цієї системи можна також оформлювати замовлення на архівну обробку документів, створення е-Архіву та інші послуги.

2.

Забезпечення зберігання
Ваші документи зберігаються у величезних архівних сховищах ОСГ серед десятків тисяч інших документів. Документи розміщені в спеціальних архівних коробах, які абсолютно ідентичні і знеособлені. Архівні короби ОСГ виготовлені з міцного гофрокартону, витримують великі навантаження і вміщують до 2500 документів. Конструкція короба захищає документи від зовнішніх ушкоджень.

3.

Переміщення документів в Архів
У момент прийому документів наші кур'єри наклеюють унікальний штрих-код на кожен короб. Штрих-коди скануються на кожному етапі переміщення документів: при передачі документів співробітнику ОСГ, доставці у сховище, переміщенні документів на архівну обробку або скануванні і розміщенні на стелажах. Так само штрих-коди зчитуються на кожному етапі, коли Ви замовляєте доставку оригіналів в офіс. Таким чином, в кожен момент часу ми точно знаємо, де знаходяться Ваші документи.

4.

Розміщення на стелажах
При надходженні документів у сховище знеособлені штрих-кодовані короби ми розміщуємо на архівних стелажах. Короби розташовані на різних стелажах архіву, без розподілення по клієнтам. Кожен короб знаходиться на певному місці, ми завжди знаємо, де конкретно розміщений короб або документ, який Ви замовили на доставку, сканування, архівну обробку або конфіденційне знищення.

5.

Отримання потрібних документів
Через i-Архів Ви у будь-який момент можете замовити скан-копію потрібного Вам документу або доставку оригіналу в офіс. Скан-образ документу або його оригінал Ви отримуєте в день замовлення або на наступний робочий день. За Вашим замовленням кваліфіковані архівісти можуть провести архівну обробку документів, експертизу цінності, скласти архівний опис. Фахівці ОСГ також можуть перевести Ваші документи в електронний вигляд. Управляйте документами з i-Архівом — це легко.

6.

Конфіденційне знищення
Ми допоможемо Вам визначити терміни зберігання Ваших документів, після якого їх можна буде знищити, провівши експертизу цінності документів. Після закінчення терміну зберігання документи за Вашим бажанням будуть відправлені прямо на конфіденційне знищення або ми продовжимо їх зберігати. Ваші дані захищені впродовж усього життєвого циклу документа.

Направити запит зараз

Корисні посилання щодо архівного зберігання документів

Сайт ОСГ надає відвідувачам можливість досконально вивчити питання управління документами та інформацією. Використовуйте посилання або відвідайте наш розділ Посібники та відео.

Дізнайтеся більше про компанію

Зверніться до ОСГ вже сьогодні

Втілюйте свої мрії! Зателефонуйте консультанту: +380 (44) 490 12 77

Дякуємо! Ваше повідомлення було успішно надіслано. Ми відповімо вам найближчим часом.
ОСГ Рекордз Менеджмент +380 (44) 490 12 77.